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6 métodos para mejorar la productividad para traductores

6 métodos para mejorar la productividad para traductores

Todos queremos ser más productivos en el trabajo. ¿Cuáles son los mejores métodos para mejorar la productividad? ¿Son aplicables a los traductores e intérpretes? A continuación, te contamos varios métodos. Algunos estos métodos de mejorar la productividad son formas sencillas de mejorar con pequeños cambios. Otros suponen un método entero de trabajo. Seguro que encuentras el que mejor se adapta a tu forma de ser. 😊

1. MÉTODO SEINFELD O NO ROMPER LA CADENA

calendario de planificación de eventos

Más que un método de trabajo es uno de los mejores métodos para mejorar productividad tan solo cambiando hábitos. Imagina esas cosas que siempre te propones porque sabes que mejoran tu productividad pero que no terminas de hacer siempre: finalizar tu lista de tareas; establecer un horario para consultar tus redes sociales o alguno de los consejos que os damos en el primer capítulo de esta serie.

¿Qué necesitamos para llevarlo a cabo?

  • Un calendario grande
  • Un rotulador rojo grueso o similar. Si eres más de rosa, de negro o verde también valen. 😉
  • Una pared que vayas a ver todos los días sí o sí y constantemente.
  • Constancia: sí, esa es la clave.

¿Cómo funciona el método Seinfeld?

Establece un hábito a conseguir. Te recomendamos empezar por cosas sencillas y accesibles como, por ejemplo, actualizar los estados de las redes sociales solo a mitad de la jornada. Si lo consigues, coge el rotulador y tacha ese día en el calendario. Hazlo cada día que consigas el objetivo que te has planteado hasta que lo hayas interiorizado. En ese momento dejarás de tachar el día. Así, viendo el progreso diario en la consecución de tus objetivos aumentas las ganas por conseguirlo.

2. método gtd

Este método, que tiene miles de seguidores por todo el mundo, lo expuso por primera vez David Allen en su libro «Organízate con eficacia». De todos los métodos para mejorar la productividad, es posiblemente el más complicado de explicar. Allen basa su método en liberar la mente de la memorización de las tareas y almacenarlas en un aparato externo (cuaderno, app o lo que sea).

Asimismo, categoriza las tareas en función del contexto y de la persona que tiene que realizarla. La regla de oro es que, si una tarea puede realizarse en menos de dos minutos, tiene que hacerse de forma inmediata.

¿Qué necesito?

  • Una libreta o una app donde meter todas las tareas que has de hacer.

¿Cómo funciona el método GTD?

Recopilar:

Recopilo todas las tareas que tengo que hacer en mi libreta.

Procesar:

Si un elemento requiere una acción por mi parte, puedo:

✅ Si lleva menos de dos minutos, hacerlo.
✅ Si no es mi tarea, delegarla.
✅ Posponerla para más adelante, si no es urgente.

Si no requiere una acción, tendré que:

✅ Desecharla, si no es procedente.
✅ Archivarla como referencia (puede ser algo que tenga que hacer cuando acabe un tercero)
✅ Ponerlo en cuarentena si no voy a ser capaz de terminarlo.
✅ Avisar si necesita supervisión de terceros.

Organizar:

Una vez procesadas las tareas las clasificamos por:

📌 Acciones próximas: para todo lo que tenga que hacer yo.

📌 Proyectos: para todo aquello que requiera más de una acción y sigue una cadena. Por ejemplo, para este artículo: documentarse-hacer esquema de artículo-buscar título-SEO (si procede)-escribir borrador-búsqueda de imágenes-redacción final-publicación-distribución por los canales de la empresa.

📌 En espera: cuando has delegado una tarea en un tercero o estás esperando la orden para seguir adelante.

📌 Algún día-quizá: tareas que quieres hacer, pero que aún no puedes.

Revisar:

generalmente, a final de semana, revisas para quitar todas las tareas finalizadas; si las acciones que están en espera pasan a ser acciones próximas; si se añaden o quitan tareas de los proyectos; o, por el contrario, las acciones de quizás pasan a ser acciones próximas o forman un proyecto.

3. EL MÉTODO POMODORO

PLANIFICADOR DE EVENTOS

Es un método de trabajo sencillo y fácil de llevar a cabo. Mejora la creatividad y potencia mucho la concentración en un período muy corto de tiempo, lo que hace que aumente considerablemente la productividad.

¿Qué necesitamos?

  • En realidad, solo una aplicación para el móvil, la Tablet o el ordenador. Nosotros usamos «Focus To-Do», aunque hay muchas en el mercado.

¿Cómo funciona el método Pomodoro?

En realidad, es muy simple:

📌 Establecemos un «pomodoro», que es un período de tiempo de trabajo en el que estaremos plenamente concentrados en lo que estamos haciendo. Generalmente, suelen ser 25 minutos, aunque se pueden ampliar.

📌 Entre cada «pomodoro» tenemos un período de descanso de 5 minutos en el que no se puede hacer nada relacionado con el trabajo. Toca limpiar la mente.

📌 Cada cuarto «pomodoros» tenemos un período de descanso mayor de 15 minutos. Nosotros aprovechamos para andar, dejar de mirar pantallas y estirar.

¿Cómo lo ejecuto?

  1. Planificamos nuestras tareas diarias.
  2. Las categorizamos por importancia y tamaño o el tiempo que nos llevara realizarlas
  3. Asignamos «pomodoros» a las distintas tareas.
  4. Marcamos como conclusa cada vez que hemos realizado una de las tareas del día.

Solo vas a necesitar un poco de constancia. Seguro que, si lo pruebas, no dejas de utilizarlo como método principal.

4. 15 MINUTOS DE HARVARD:

asistentes a un evento

Más que un método de trabajo es una forma sencilla de aumentar la productividad a largo plazo. La Dra. Francesca Gino y el Dr. Gary Pisano, de la Harvard Business School, diseñaron un experimento en el que se cotejarían dos grupos de trabajadores:

  • Por una parte, establecieron un grupo de trabajo que realizaba sus tareas de forma estándar.
  • Por otra, un grupo de trabajadores que terminarían sus tareas 15 minutos antes de finalizar su jornada laboral. Este grupo reflexionaría sobre lo que habían aprendido en su jornada de trabajo.

El resultado fue que el segundo grupo aumentó su productividad en un 22,8%. Cuando se volvió, al cabo del tiempo, a cotejar ambos grupos observaron que la diferencia seguía existiendo.

¿Qué necesito?

✅ Papel
✅ Boli
✅ 15 minutos al final de día de trabajo.

¿Cómo lo llevo a cabo?

Apaga el ordenador, guarda todo 15 minutos antes de acabar. Reflexiona sobre esta cuestión: «¿Qué tres cosas he aprendido hoy en el trabajo?» y escríbelo con el boli en el papel. Si lo hacemos en un cuaderno a modo de diario, mejor. Al principio puede que te cueste, pero seguro que al final salen solas y es posible que no solo tres, sino más.

¿Qué mejoramos con los 15 minutos de Harvard?

Verás cómo mejoras los procesos que, hasta entonces, no estaban optimizados y cómo pierdes menos tiempo en cosas superfluas. Te sorprenderá cómo aumenta tu autoeficiencia y refuerza tu confianza. A nosotros nos funciona a las mil maravillas.

5. EL MÉTODO KONMARI

Otro de los grandes métodos para mejorar la productividad, es el método Konmari. Marie Kondo es odiada y admirada a partes iguales. Seguro que la adaptación de su método al mundo laboral puede que sea para ti la panacea o, simplemente, no consigas hacerte con él. Si te gusta el orden, dale una oportunidad:

1.      Definir los objetivos

 Define qué es lo que quieres hacer y el tiempo del que dispones. Es mejor si te pones objetivos que sean alcanzables y medibles en el tiempo.

2.      Categorizar las prioridades

Ordénalas por importancia. Qué tareas son las que hay que acabar sí o sí y qué otras solo están para robarte tiempo.

3.      Pensar en positivo: la base del método Konmari

Aquí entra un cambio en el pensamiento personal. Imagina un corredor de maratón. Si piensa en los kilómetros que le quedan y lo mucho que le van a costar, sufrirá y puede que no acabe. Si, por el contrario, se anima con lo bien que se encontrará cuando acabe, correrá con más alegría. En el trabajo será igual. Sé como el segundo corredor y serás más positivos y proactivo.

4.      Deshacerse de cosas

En el método Konmari hay un momento en el que le damos las gracias a las cosas por el servicio prestado y las desechamos. En el trabajo tenemos que saber hasta dónde podemos llegar y cuando veamos que hay una tarea que no podemos hacer, decir que no con mucha educación. Una traducción o una revisión que nos entra, por pequeña que sea, en medio de un proyecto grande, por ejemplo. O una interpretación de un tema complicado para el que no tendremos tiempo para perpararlo.

5.      Usar el sentido común.

Hay un refrán que dice: «El que mucho abarca, poco aprieta». Piensa siempre si podrás hacer todo aquello a lo que te has comprometido y si cumplirás los plazos. Si es así, usa el sentido común para desechar tareas o reuniones que no te aporten nada nuevo.

6. MÉTODO 1-3-5

Muchas veces nos encontramos con una ingente cantidad de trabajo y no sabemos por dónde empezar. Con este método tan solo tendrás que establecer las tareas por tamaño y escoger entre ellas. Hay que cuantificarlas en grandes, medianas y pequeñas y, a su vez, categorizarlas por prioridades.

¿Qué necesito?

Establecer un orden en las tareas:

✅ 1 tarea grande y que sea muy importante. Hay que hacerla sí o sí. ✅ 3 tareas medianas que hay que terminar en el día ✅ 5 tareas pequeñas que te gustaría hacer, es decir, las que no son urgentes.

¿Cómo lo llevo a cabo?

Es importante saber cuantificar bien las tareas y darles la prioridad necesaria. Solo con eso, las tareas principales irán saliendo solas. En cuanto a las medianas y pequeñas, es importante siempre dejar alguna sin escoger. Así, podremos hacer frente a los imprevistos que vayan saliendo a lo largo de la jornada: ir al banco, llamadas de teléfono… De las medianas escogemos un par y de las pequeñas lo mismo.

¿Utilizas alguno de estos métodos para mejorar la productividad que te hemos contado? ¿No? ¿Tienes el tuyo propio? ¡Cuéntanoslos! Da igual dónde: en las redes sociales o en los comentarios. Lo importante es que los compartas. 😉

Imágenes: Pixabay y Pexels

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Cómo mejorar la productividad para traductores I: los hábitos

Cómo mejorar la productividad para traductores I: los hábitos

En junio de 2018 se celebró en Madrid el II CONGRESO ANETI. La conferencia de Wolfgang Steinhauer versaba sobre cómo conseguir traducir 10 000 palabras al día. No vamos a entrar en la posibilidad de hacerlo o no, sino en cómo, aplicando unos pequeños trucos, podemos mejorar nuestra eficiencia. Estos son nuestros trucos para mejorar la productividad para traductores.

Nuestra vida diaria lleva asociados muchos hábitos que, sin saberlo, nos destrozan la productividad en el trabajo. Saber reconocerlos y cambiarlos incrementará tu capacidad de trabajo y serás más eficiente.

1. Eliminar distracciones innecesarias:

calendario de planificación de eventos

En la era de internet el mayor devorador de productividad es a la vez nuestro mayor aliado: el teléfono móvil.  Innumerables redes sociales, notificaciones y distracciones continuas que nos hacen perder un tiempo valioso.

Así que nuestro primer consejo sería que, mientras dure tu período de trabajo, mantengas el móvil en estado de «no molestar» y, así, evitar esa sangría de productividad que suponen las notificaciones.

2. Los maratones: una pesadilla para la productividad

Existen innumerables métodos de trabajo (en esta serie vamos a enumerar alguno). Encuentra el método que mejor se adapte a ti. Ten en cuenta que la atención y la concentración, básicas en el trabajo de un traductor, disminuyen con el paso del tiempo. Períodos de trabajo prolongados solo te llevarán a bajar tu productividad.

3. El descanso del guerrero: ¿aumento mi productividad?

PLANIFICADOR DE EVENTOS

4. «Mens sana in corpore sano»: una correcta alimentación.

asistentes a un evento

Evita la sensación de hambre. Esto solo hace que tu cerebro solo piensa en comer. Asimismo, evita comidas copiosas: provocan somnolencia. En definitiva, traduce en pijama y en pantuflas si lo deseas, pero aliméntate correctamente.

5. El entrenamiento mejora la productividad:

Sí, es una obviedad, pero podemos hablar de dos tipos de entrenamiento.

Por una parte, un traductor se pasa horas delante de una pantalla de ordenador sentado en una silla. La mejora del tono muscular ayuda a mantener las posturas y, además, aumenta el metabolismo basal.

Además, pensemos en los deportistas de élite. A pesar de tener un nivel altísimo en su especialidad deportiva, siguen durante toda su vida entrenando la técnica. Por eso, nunca deberías dejar de entrenar la mecanografía. Te hará más rápido y productivo. Hay varios métodos, pero igual quieres probar con estos dos:

  1. Rapid Typing
  2. O si te va más algo más movidito… The typing of the Dead

Gracias a Carlos La Orden por estos interesantísimos recursos.

6. Revisa tu rutina:

Revisa toda tu rutina de trabajo y haz un seguimiento a largo plazo. Tras esto, podrás determinar dónde pierdes energía y cuándo eres más productivo. Puede que sea con algunas tareas determinadas o en algunos momentos del día. Por ejemplo, después de comer no te concentras para una tarea importante, pero puede ser un buen momento para actualizar los estados de tus redes sociales.

Otro proceso importante es el análisis y categorización de tus tareas. Si eres capaz de desmenuzar tus proyectos en tareas tipo y en categorizarlas, podrás pasar al siguiente paso: planificar.

El proceso de planificación es sencillo: de mayor a menor. Empieza primero por la semana y baja hasta planificar el día a día. Lo más importante de esto es ordenar tus tareas y distribuirlas a lo largo de una semana de trabajo.

Seguro que tú tienes otros trucos para mejorar la productividad. ¡Cuéntanoslos! Da igual dónde: en las redes sociales o en los comentarios. Lo importante es que los compartas. 😉

Imágenes: Pixabay

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6 DATOS INDISPENSABLES PARA LA PLANIFICACIÓN DE EVENTOS

6 DATOS INDISPENSABLES PARA LA PLANIFICACIÓN DE EVENTOS

¿Qué se requiere para una correcta planificación de eventos? ¿Quién es tu mejor socio a la hora de organizar tu evento? Nosotros creemos que es tu proveedor de servicios. Este solo necesitará seis datos para poder darte el mejor servicio posible tanto en medios técnicos como en humanos. Que la planificación sea un éxito dependerá de la información que le des y de su precisión.

¿QUÉ DATOS TENGO QUE PROPORCIONAR PARA LA PLANIFICACIÓN DEL EVENTO?

La planificación del trabajo es fundamental en cualquier empresa. En nuestro caso, la correcta planificación de nuestros medios técnicos y humanos depende de la información que nos dan nuestros clientes:

calendario de planificación de eventos

1. FECHA DEL EVENTO

Es la piedra angular de cualquier proyecto. Para poder dar un buen servicio de calidad primero hay que cerrar las fechas, para poder conocer la disponibilidad de material y personal necesario para esos días.

2. CÓMO AFECTA EL LUGAR DE LA REUNIÓN A LA REUNIÓN

Es uno de los datos más importantes para poder planificar cualquier evento. El trabajar en un emplazamiento u otro puede incrementar los costes. Hay que tener en cuenta que no es lo mismo trabajar en un espacio diseñado para la organización de eventos o en un hotel céntrico de una ciudad.

Trabajar en recintos feriales implica tener todas las comodidades para los trabajadores: muelles de carga y descarga, gran accesibilidad, pero implica tener que cumplir unas normas de seguridad y acreditar a los trabajadores para que puedan acceder. En cambio, en el centro de la ciudad nos podemos encontrar con que no hay zona de carga y descarga en la entrada de servicio por la que hay que introducir todo el material en el edificio, los accesos a la sala nos son los apropiados y otra serie de imprevistos.

En el primer caso los costes de personal y transporte serán menores, aunque necesitaremos saberlo de antemano para poder realizar las acreditaciones de seguridad; mientras que, en el segundo caso, los costes de personal aumentarán si hay que contratar personal adicional para la realización del montaje.

Asimismo, ASTI es una empresa de Madrid especializada en reuniones empresariales. Si la reunión se organiza fuera de Madrid, tenemos que planificar viajes, alojamientos y dietas. 

PLANIFICADOR DE EVENTOS

3. HORARIOS: ¿CONFERENCIA, CONGRESO DE VARIOS DÍAS?

Saber la extensión de la reunión mejora la calidad del servicio que le damos a nuestros clientes. ¿Durará el evento una hora, dos, una jornada completa? La duración lleva unos costes asociados que se verán reflejados en el presupuesto, sobre todo en el caso de eventos con varios idiomas.

Por otra parte, otro punto crucial en la planificación de eventos es saber las fechas y horarios de montaje. ¿Será el día anterior o el mismo día? ¿Por la noche o a primera hora? Son datos necesarios y que acarrean costes adicionales.  

asistentes a un evento

4. NÚMERO DE ASISTENTES: PLANIFICACIÓN DE LOS MEDIOS TÉCNICOS

Es un tema clave en la planificación de eventos. Puede que la reunión sea para un consejo de administración de 13 personas en la que haya que instalar una unidad de delegado, por cada uno de los asistentes; o puede ser una presentación para un auditorio de mil personas. Los medios y el espacio tendrán que ajustarse en función de la gente que asista al acto.

MI EVENTO TIENE TRADUCCIÓN SIMULTÁNEA. ¿QUÉ DATOS EXTRA TENGO QUE PROPORCIONAR?

Aunque podríamos pensar que son los mismos datos que tenemos que dar para cualquier otro evento, al ser una reunión multilingüe, en realidad faltan dos datos básicos que necesitaremos saber:

5. IDIOMAS: ¿CUÁNTAS CABINAS PLANIFICO?

En función del número de idiomas sabremos cuántos intérpretes hay que contratar, número de cabinas ISO4043 que necesitamos, número de consolas y un largo etcétera. Hay idiomas en los que es sencillo encontrar intérprete, como puede ser el inglés, mientras que otros, por razones obvias, son más complicados.

6. HORARIOS DEL EVENTO

Aunque se menciona en la anterior respuesta, en el caso de la interpretación simultánea es sumamente importante. Los honorarios de los intérpretes van en función del tiempo de trabajo: conferencia, media jornada y jornada completa. Puedes consultar más información al respecto aquí.

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